Onlangs heb ik een workshop geleid. Het onderwerp was definitie van de strategische richting voor recent geïdentificeerde zakelijke activiteiten, en tevens het bepalen van een operationele aanpak. De laatste 9 maanden werd deze business uitgebreid bediscussieerd zonder wezenlijke vooruitgang. Ondertussen was iedereen zich bewust van een dringende noodzaak om de hele zaak anders aan te pakken.

Vanuit verschillende locaties kwamen mensen van diverse functionele afdelingen bij elkaar voor deze sessie van één dag. Het was mijn taak om deze collega’s door een proces met heldere uitkomsten te leiden. Ik zou me niet inhoudelijk mengen in de discussie, maar het was wel handig dat ik meer achtergrondinformatie ter beschikking had.

Iedereen in de workshop werkte de afgelopen tijd onder hoge druk aan allerhande, elk op zich heel belangrijke, onderwerpen. Ondanks hun volle agenda’s hielp men elkaar altijd, ondersteunde men elkaar waar nodig, en werden vragen zo goed als mogelijk beantwoord. Maar toen kwam het moment dat alles hen boven het hoofd groeide. Kleine vertragingen, irriterende frustraties, incomplete leveringen… Het gevoel van afnemende effectiviteit en efficiëntie ontstond.

Aan het begin van de workshop presenteerde ik het team deze observatie. Ondanks de tomeloze inzet…

“Terugkijkend als objectieve waarnemer, zeg maar vanaf een balkon kijkend naar wat zich afspeelt, merk ik dat veel van wat we doen nogal chaotisch is. Het wordt tijd dat we activiteiten en inzichten beter op elkaar afstemmen en het met elkaar eens worden over hoe nu verder!”

Voordat ik het gevolgde proces beschrijf, gestart met deze confrontatie, kan ik concluderen dat het een erg succesvolle bijeenkomst was, tegen de verwachting van enige deelnemers in. We hebben zelfs minder tijd nodig gehad als oorspronkelijk gepland. Natuurlijk hadden we een agenda. Mensen bereiden zich op discussies voor aan de hand van de onderwerpen op de agenda. Hieruit volgt mijn eerste tip:

1 – Gebruik de agenda om de deelnemers mentaal te richten. Focusseer hun gedachten en voed hun verwachtingen door de juiste woordkeuze, de hoeveelheid toegewezen tijd en de volgorde van de onderwerpen. Formuleer die éne vraag die beantwoord moet worden zo duidelijk mogelijk.

In zakelijke bijeenkomsten wordt verwacht dat alles op feiten gebaseerd is. Steeds staan de zakelijke doelstellingen voorop. Er zijn echter altijd emoties in het spel. Zeker na een periode met weinig vooruitgang zullen emoties het zicht op kansen, bedreigingen, werkwijzen etc. vertroebelen. Heel vaak in een vergadering gaat men op deze emoties in zodra ze de kop op steken. Dat leidt echter alleen maar tot afleidende onderbrekingen. Daarom confronteerde ik het team meteen aan het begin, daarmee een opening biedend om emoties zo snel mogelijk naar boven te laten komen. Dat kost wat extra tijd aan het begin, maar dat haal je later met gemak weer in! Het volgende wat ik iedere deelnemer vroeg is om openlijk te delen wat we tijdens de workshop zeker moeten DOEN en wat we moeten VERMIJDEN om tot goed resultaat te komen. Daarmee worden emoties ingezet om een positief gedrag te vragen van iedereen. Het team kwam vervolgens met opmerkingen als:

  • Laten we goed afstemmen, en het eens worden over concrete zaken
  • Wees open voor pijnlijke discussies
  • Deel de door jou ervaren knelpunten
  • Breng alles openlijk ter tafel
  • Luister naar elkaar
  • Vermijd een defensieve houding

Dit klinkt allemaal vanzelfsprekend. Het is echter essentieel om elkaar in de ogen te kijken als je het zegt, waardoor je uitdrukking geeft aan de hoop op een goed gemeenschappelijk resultaat.

2 – Geef het gevoelsmatige deel van de vergadering zo vroeg als mogelijk tijd om aan de oppervlakte te treden, openlijk gedeeld met het hele team. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers zich verbonden voelen met elkaar.

Vervolgens werd de bijeenkomst gestart met een aantal presentaties. Gegeven de manier waarop we gestart waren, was het voor mij duidelijk dat deze presentaties nooit binnen de toegewezen tijdsduur zouden plaatsvinden. Dat is geen probleem, zolang alle onderwerpen wel aan bod komen. Als dirigent van de workshop toonde ik flexibiliteit door afwijkingen van de agenda door intensieve team-interactie toe te staan. Aangezien deelnemers vaak het gedrag van de facilitator kopieren, kregen ook zij een meer flexibele houding ten aanzien van de noodzakelijke compromissen die later nodig zouden zijn. Ondanks het feit dat we aan het begin meteen ruimte gaven aan emoties, heeft elke langere bijeenkomst een energetisch dieptepunt. Dat is essentieel, want van daaruit kan gewerkt worden aan een positieve flow die leidt tot andere resultaten als tot nog toe gedacht. Ik koos er dus voor om langzaamaan de chaos toe te laten in de discussies, waardoor de observatie aan het begin eigenlijk werkelijkheid werd. Na een paar uur kwamen de emotionele uitingen weer op, maar nu rechtstreeks uit het hart, en gevoed door welgemeende inzet. Dat is het moment waarop de meeste workshopleiders proberen de regie te krijgen om het team weg te leiden van negatieve energieën. Ik trok mezelf echter terug, zorgde voor de lunch, en nodigde iedereen uit tot een informele uitwisseling rondom zaken die men belangrijk vond.

3 – Laat mensen samen ervaren hoe ze elkaar kunnen helpen. Laat de zelf-genezende kracht in een team z’n werk doen.

Onnodig te vermelden dat vervolgens de middag goed startte met gedragen ideeën over de na te streven opties. Het team voelt zich allengs sterker omdat er meer duidelijkheid komt en problemen beheersbaar worden. Zodra de collectieve stemming sterk genoeg is, is het absoluut nodig om te bedenken dat op dàt moment er in feite nog niets veranderd is! Als we op dit punt in het proces zouden stoppen, dan zijn we over een paar dagen net zover als een week geleden! Dit is dan ook het beste moment om veranderingen aan te brengen, opofferingen te getroosten en prioriteiten te stellen.

4 – Zodra het team op z’n sterkst is, werk dan vasthoudend aan de noodzakelijke veranderingen die een weg openen naar nieuwe oplossingen. Nu moet alles zo concreet mogelijk op feiten gebaseerd zijn. De aanwezige positieve energie helpt de deelnemers om dingen te accepteren waar ze voorheen nog niet aan toe waren.

Als volgende stap, nadat alle randvoorwaarden duidelijk zijn, moet een echt plan worden gemaakt. Er is een plan voor de korte termijn (opdat iedereen binnen de afgesproken koers blijft) en voor de langere termijn (waarin de richting vastligt, alsmede de verwachtingen van andere belanghebbenden). Dit is de fase waarin een actielijst en de te behalen doelen worden vastgesteld. Omdat het team zojuist uit een meer confronterende fase van veranderingen kwam, is iedereen nu gretig om deze ook tastbaar te maken.

5 – Zorg voor geplande acties, heldere tijdslijnen en aangewezen actiehouders. Vergeet niet het review proces om opvolging te monitoren.

Ondertussen zijn alle deelnemers blij dat de workshop bijna voorbij is. Onderschat niet hoeveel mentale energie het kost om actief aan zo’n proces deel te nemen! Desondanks moet het goede resultaat in onze hersenen worden ingeprent, zodat iedere deelnemer met een positief gevoel terugkijkt en zich later ook herinnert wat er mogelijk is als je op deze wijze samenwerkt. Daarom: vraag om terugkoppeling, laat iedereen een paar woorden zeggen over de eigen ervaring en het bereikte resultaat. Eigenlijk is dit vergelijkbaar met een “cool-down” na intensief sporten, voordat we weer overgaan tot de orde van de dag.

6 – Sluit het groepsproces af met een gedeeld moment. Laat iedere deelnemer uiting geven aan zijn/haar ervaring over wat er gebeurde tijdens de workshop. Dit is het moment waarop waarop het nieuwe, energetische team zichzelf bevestigt.

Dit proces kan ook op andere manieren worden beschreven, zoals “informatie delen”, “evaluatie” en “besluitvorming”. Er zijn veel verschillende modellen mogelijk, en het is de taak van de facilitator om met alle ingrediënten te spelen en daaruit het best passende menu op tafel te zetten. De belangrijkste les voor mij is dat kleinschalige chaos in een organisatie niet per definitie slecht is. Het is eigenlijk de beste kans om goede resultaten in de toekomst te behalen!